Selon l'article 1104 du Code civil du Québec, dans les quatre-vingt-dix jours à compter de celui où le promoteur d'une copropriété ne détient plus la majorité des voix à l'assemblée des copropriétaires, le conseil d'administration doit convoquer une assemblée extraordinaire des copropriétaires pour l'élection d'un nouveau conseil d'administration. En pratique, c'est le promoteur qui convoquera cette assemblée extraordinaire à titre d'administrateur unique du syndicat de copropriété.
Si l'assemblée n'est pas convoquée dans les quatre-vingt-dix jours, tout copropriétaire peut le faire.
Selon l'article 1105 du Code civil du Québec, lors de cette assemblée extraordinaire, le promoteur, à titre d'administrateur unique sortant, rend compte de son administration de la copropriété depuis sa création. Celui-ci doit produire des états financiers accompagnés de commentaires d'un comptable sur la situation financière du syndicat. Le comptable doit, dans son rapport aux copropriétaires, indiquer toute irrégularité qu'il constate.
Selon ce même article, les états financiers doivent être vérifiés sur demande des copropriétaires représentant 40% des voix de tous les copropriétaires. Cette demande peut être faite en tout temps, même avant l'assemblée. Selon l'article 1106 du Code civil du Québec, le comptable a accès, à tout moment, aux livres, comptes et pièces justificatives qui concernent la copropriété. Il peut exiger du promoteur ou d'un administrateur les informations et explications qu'il estime nécessaires à l'accomplissement de ses fonctions.
Lors de cette même assemblée, une élection devra avoir lieu afin d'élire parmi les copropriétaires, le nombre d'administrateurs requis par la déclaration de copropriété pour former le conseil d'administration du syndicat pour l'année à venir.
Les sujets à vérifier par le nouveau conseil d'administration
Il est important dès leur entrée en fonction, que les membres du conseil d'administration procèdent à une analyse du budget d'opération de la copropriété. Cette une étape est essentielle, car il faudra déterminer s'il y a lieu d'augmenter le budget des charges communes pour refléter les vrais besoins de la copropriété, lesquels peuvent êtres différents de ceux prévus par le promoteur.
Il est essentiel de comprendre que le promoteur avait le devoir de contribuer aux charges communes de la copropriété en fonction de la valeur relative de toutes les fractions dont il est le propriétaire. Le promoteur a donc le statut de copropriétaire jusqu'à temps qu'il arrive à vendre la totalité des fractions qu'il a fait construire. Donc, il est capital de bien vérifier les états financiers afin de s'assurer que le promoteur s'est acquitté de cette obligation et qu'il continue à le faire jusqu'à la vente de la dernière fraction.
Selon l'article 1108 du Code civil du Québec, le nouveau conseil d'administration peut, dans les soixante jours de l'élection, mettre fin sans pénalités au contrat conclu par le syndicat pour l'entretien de l'immeuble ou pour d'autres services, antérieurement à cette élection, lorsque la durée du contrat excède un an.
Ce pouvoir permet au nouveau conseil d'administration de mettre fin à un contrat de service d'une durée de plus d'un an, lequel peut être désavantageux pour le syndicat à cause des coûts plus élevés que celui dans le marché courant, en plus d'avoir été conclu entre le promoteur et ses proches ou par le biais d'entreprises liées au promoteur.