Lorsqu'une assemblée générale annuelle ou spéciale du syndicat de copropriété est convoquée, la majorité des copropriétaires choisiront d'y assister pour exercer leur droit de parole et de vote sur les questions du ressort de l'assemblée des copropriétaires. Toutefois, il est possible qu'un copropriétaire ne puisse pas y-être présent pour diverses raisons. Dans ce cas, tout copropriétaire peut se faire représenter à l'assemblée par la personne de son choix, laquelle exercera tous les droits du copropriétaire de la même manière que le copropriétaire s'il était présent. Il s'agit d'un mandat aux termes de l'article 2130 C.c.Q.: «Le mandat est le contrat par lequel une personne, le mandant, donne le pouvoir de la représenter dans l'accomplissement d'un acte juridique avec un tiers, à une autre personne , le mandataire qui, par le fait de son acceptation, s'oblige à l'exercer. Ce pouvoir et, le cas échéant, l'écrit qui le constate, s'appellent aussi procuration.»
Donc, le copropriétaire qui désire se faire représenter à une assemblée des copropriétaires donnera une procuration à une personne désignée. L'écrit qui le constate devra porter la signature du copropriétaire, et devra identifier clairement la personne à qui le mandat est donné, et pour quelle fin. Il se peut qu'une personne détienne une procuration générale pour l'accomplissement de tous les actes juridiques au nom de son mandant, mais normalement un copropriétaire donnera une procuration dont la validité sera limité à une assemblée des copropriétaires en particulier, ou à toute reprise de cette dernière en cas d'ajournement, dont le défaut d'un quorum suivant une première convocation d'assemblée. Donc, la procuration cessera de lier le copropriétaire à son mandataire une fois l'objet du mandat confié est accompli, soit la tenue d'une assemblée des copropriétaires et l'épuisement des sujets figurant à son ordre du jour.
Certaines copropriétés peuvent éprouver de la difficulté à tenir une assemblée copropriétaires, faute d'assistance d'un nombre de copropriétaires détenant suffisamment de voix pour constituer le quorum par la majorité simple des voix. Selon la majorité des déclarations de copropriété le quorum doit être atteint dans l'heure suivant l'heure indiquée à l'avis de convocation. À défaut, l'assemblée ne peut avoir lieu et doit donc être ajournée à une autre date dont avis doit être donné à tous les copropriétaires. Lors de cette nouvelle assemblée, les trois quarts des membres présents ou représentés par procuration à la nouvelle assemblée y constituent le quorum. Les copropriétaires y présents ou leurs représentants procurés pourront prendre des décisions ordinaires du syndicat selon la majorité simple, mais ceux-ci ne pourront prendre des décisions dont la loi exige la double majorité, soit les décisions visées par les articles 1097, 1098 et 1108 du Code civil du Québec. Alors, il est évident que les affaires ordinaires du syndicat ne seront pas paralysées par une incapacité continue d'obtenir le quorum, mais l'assemblée des copropriété ne pourra alors décider de questions plus importantes.
Il faut comprendre que le fait pour un copropriétaire de donner sa procuration à une personne de son choix est très utile, et pourra éviter au syndicat un travail administratif additionnel que représente une deuxième convocation à défaut d'obtenir le quorum suivant une première convocation. Par contre, l'idéal serait une participation de tous les copropriétaires en personne.
De plus, lorsqu'une fraction est détenue par deux ou plusieurs personnes, il n'existe aucune présomption qu'un indivisaire propriétaire peut valablement représenter un ou d'autres indivisaires et exercer les droits de vote de ceux-ci lors d'une assemblée. Ceci cause parfois des problèmes dans les cas d'un couple marié, ou vivant en union de faits ou en union civile, dont les deux sont propriétaire de la fraction. L'article 1090 C.c.Q. précise que chaque copropriétaire dispose, à l'assemblée, d'un nombre de voix proportionnelle à la valeur relative de sa fraction, et chaque indivisaire exerce ces droits dans la proportion de leur quote-part indivise. Dans le cas d'un couple, ce ci veut dire que chaque membre disposera alors de la moitié des voix attribuées à cette fraction et peut alors les exercer comme bon lui semble. Si un membre du couple ne peut assister une assemblée des copropriétaires, celui-ci doit donc donner une procuration en faveur de l'autre membre du couple, à défaut de quoi sa portion des voix ne pourra être comptabilisé aux fins du calcul du quorum, ni pour la prise de toute autre décision par l'assemblée des copropriétaires.
Le copropriétaire qui signe et qui remet sa procuration une personne de son choix, ne perd pas alors l'exercice personnel de ses droits. Il pourra ainsi choisir de révoquer sa procuration à tout moment afin de reprendre l'exercice personnel de ses droits, et le copropriétaire qui choisira d'assister en personne à l'assemblée des copropriétaires pourra exiger que la procuration lui soit remise par son mandataire. Certains copropriétaires préféreront d'y assister en personne tout en permettant à leur mandataire d'exercer leur droit de parole lors de l'assemblée, mais le copropriétaire devra vivre avec ce choix: il n'y a qu'un droit de parole, et ce afin d'éviter à ce que des questions et des propositions soient formulées de manière cumulative par le copropriétaire et son mandataire. Le copropriétaire ne pourra donc adopter une telle stratégie afin de monopoliser ou d'abuser de son droit de parole au détriment des autres copropriétaires présents.
Il peut arriver qu'un copropriétaire signe une première procuration en faveur d'une personne, pour ensuite signer une deuxième à une date ultérieure aux fins de la même assemblée des copropriétaires, mais par laquelle il désigne une personne différente. Comme le copropriétaire mandant conserve la maîtrise de l'exercice de ses droits, il faut comprendre que tout copropriétaire a le droit de changer d'idée quant à son choix d'un mandataire ou des instruction données à ce dernier. Une autre procuration signée ultérieurement, même plus tard la même journée, viendra annuler la première sans que le premier mandataire puisse en revendiquer l'exclusivité de représentation ou d'exécution.
Aux termes de l'article 2138 C.c.Q., le mandataire est tenu d'accomplir le mandat qu'il a accepté et il doit, dans l'exécution de son mandat, agir avec prudence et diligence. Il doit également agir avec honnêteté et loyauté dans le meilleur intérêt du mandant et éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et celui de son mandant.
Toutefois, il faut comprendre que plus souvent que d'autre, un copropriétaire choisira de se faire représenter à l'assemblée par une autre personne à qui il aura donné une procuration, non pas parce qu'elle est dans l'impossibilité d'y assister en personne, mais qu'elle ne désire pas y assister. Le copropriétaire donnera alors sa procuration à une personne à qui elle a confiance.
À moins que la procuration contienne des directives particulières au mandataire quant à l'exercice des droits du copropriétaire l'ayant donné, le mandataire sera tenu d'agir de manière à respecter l'article 2138 C.c.Q. La décision d'un copropriétaire quant au choix de la personne à qui il donnera sa procuration se fonde dans bien des cas sur la relation de confiance que pourra exister entre ces deux personnes, ou bien, sur le fait de partager les mêmes opinions quant aux décisions qui devraient êtres prises par les copropriétaires réunis en assemblée et selon les limites des pouvoirs de cette dernière: l'élection et la destitution des administrateurs, les décisions ordinaires du syndicat (article 1096 C.c.Q.), et les décisions extraordinaires (les articles 1097, 1098 et 1108 C.c.Q.).
La procuration est donc un élément d'influence sur la direction des affaires de la copropriété. La concentration d'un nombre important de procurations entre les mains d'une personne, ou d'un petit nombre de personnes donnera constitue un pouvoir d'influence sur le sort des décisions de l'assemblée des copropriétaires.