Le copropriétaire qui signe et qui remet sa procuration à une personne de son choix, ne perd pas alors l'exercice personnel de ses droits. Il pourra ainsi choisir de révoquer sa procuration à tout moment afin de reprendre l'exercice personnel de ses droits, et le copropriétaire qui choisira d'assister en personne à l'assemblée des copropriétaires pourra exiger que la procuration lui soit remise par son mandataire. Certains copropriétaires préféreront d'y assister en personne tout en permettant à leur mandataire d'exercer leur droit de parole lors de l'assemblée, mais le copropriétaire devra vivre avec ce choix: il n'y a qu'un droit de parole, et ce afin d'éviter que des questions et des propositions soient formulées de manière cumulative par le copropriétaire et son mandataire. Le copropriétaire ne pourra donc adopter une telle stratégie afin de monopoliser ou d'abuser de son droit de parole au détriment des autres copropriétaires présents. Toutefois, à notre avis, la présence du copropriétaire et de son mandataire, semble aller à l'encontre du but visé par le mandat, c'est-à-dire de représenter et d'assister à la place d'une personne.
Il peut arriver qu'un copropriétaire signe une première procuration en faveur d'une personne, pour ensuite signer une deuxième à une date ultérieure aux fins de la même assemblée des copropriétaires, mais par laquelle il désigne une personne différente. Comme le copropriétaire mandant conserve la maîtrise de l'exercice de ses droits, il faut comprendre que tout copropriétaire a le droit de changer d'idée quant à son choix d'un mandataire ou des instructions données à ce dernier. Une autre procuration signée ultérieurement, même plus tard la même journée, viendra annuler la première sans que le premier mandataire puisse en revendiquer l'exclusivité de représentation ou d'exécution.
Aux termes de l'article 2138 C.c.Q., le mandataire est tenu d'accomplir le mandat qu'il a accepté et il doit, dans l'exécution de son mandat, agir avec prudence et diligence. Il doit également agir avec honnêteté et loyauté dans le meilleur intérêt du mandant et éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et celui de son mandant.
Toutefois, il faut comprendre que plus souvent que d'autre, un copropriétaire choisira de se faire représenter à l'assemblée par une autre personne à qui il aura donné une procuration, non pas parce qu'elle est dans l'impossibilité d'y assister en personne, mais qu'elle ne désire pas y assister. Le copropriétaire donnera alors sa procuration à une personne à qui elle a confiance.
À moins que la procuration contienne des directives particulières au mandataire quant à l'exercice des droits du copropriétaire l'ayant donné, le mandataire sera tenu d'agir de manière à respecter l'article 2138 C.c.Q. La décision d'un copropriétaire quant au choix de la personne à qui il donnera sa procuration se fonde dans bien des cas sur la relation de confiance que pourra exister entre ces deux personnes, ou bien, sur le fait de partager les mêmes opinions quant aux décisions qui devraient êtres prises par les copropriétaires réunis en assemblée et selon les limites des pouvoirs de cette dernière: l'élection et la destitution des administrateurs, les décisions ordinaires du syndicat (article 1096 C.c.Q.), et les décisions extraordinaires (les articles 1097, 1098 et 1108 C.c.Q.). Dans le cas où le copropriétaire donne un mandat à son avocat, à son notaire, dans bien des cas c'est en raison des connaissances juridiques, et les capacités d'expression de ces professionnels, que le copropriétaire les choisira pour mieux représenter ses intérêts.
La procuration est donc un élément d'influence sur la direction des affaires de la copropriété. La concentration d'un nombre important de procurations entre les mains d'une personne, ou d'un petit nombre de personnes donnera un pouvoir d'influence sur le sort des décisions de l'assemblée des copropriétaires.
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