La question suivante continue de nous être posée régulièrement par les membres des conseils d'administration des copropriétés et par les copropriétaires: "Il n'y a personne qui voudrait siéger sur le conseil d'administration, alors pouvons-nous tout simplement confier le tout à un gestionnaire et le laisser s'en occuper?" Notre réponse est négative.
Une copropriété peut être formée d'aussi peu que de deux unités d'habitation, peu importe la taille de la copropriété. La loi prévoit que la gestion courante du syndicat peut être confiée à un gérant, choisi ou non, parmi ses copropriétaires. Ce gérant qui agit à titre d'administrateur du bien d'autrui sera chargé de la simple administration.1 Dans la majorité des cas, la déclaration de copropriété accorde le pouvoir au conseil d'administration de retenir les services d'un gestionnaire et de fixer le montant de ses honoraires.2
Les honoraires que le syndicat pourra verser au gestionnaire figureront au budget annuel du syndicat une fois fixés par le conseil d'administration. Ce poste au budget pourra alors faire l'objet de questions de la part des copropriétaires lorsqu'ils seront consultés sur le budget lors de l'assemblée générale annuelle des copropriétaires tel que requis par l'article 1072 du Code civil du Québec.
Par contre, le gestionnaire ne peut pas prendre la place du conseil d'administration, même s'il n'y a personne qui accepte de siéger sur le conseil. Le conseil d'administration est l'un des organes décisionnels, l'autre étant l'assemblée des copropriétaires, et le statut de personne morale du syndicat oblige que ses affaires soient gérées par un conseil d'administration.3 C'est donc le conseil d'administration qui doit prendre les décisions qui ne sont pas autrement du ressort de l'assemblée des copropriétaires4, et voir à la bonne administration des affaires du syndicat dans le respect de la déclaration de copropriété et du Code civil du Québec. Il faut donc comprendre que l'ultime pouvoir décisionnel dans le cadre des pouvoirs et obligations du conseil d'administration doit être exercé par ce dernier, et non par le gestionnaire de l'immeuble qui lui, relève directement du conseil d'administration.
Le conseil d'administration déterminera les tâches à confier au gestionnaire: la gestion complète des opérations du syndicat (comptabilité, gestion physique des lieux, recherche de fournisseurs de biens et services, etc.), ou simplement des tâches sélectionnées. Peu importe l'étendue des tâches confiées, le conseil d'administration demeure responsable de la surveillance du travail du gestionnaire et doit continuer d'exercer son pouvoir décisionnel. Il doit y avoir une collaboration étroite entre les membres du conseil et le gestionnaire, qui, nous l'espérons apportera des effets bénéfiques de part son expérience en la matière. Le gestionnaire se doit de mettre en œuvre les décisions du conseil d'administration dans la mesure où celles-ci ne soient pas contraires à la déclaration de copropriété ou aux dispositions impératives de la loi.
Par exemple, dans le cas d'une décision du conseil d'administration d'établir la contribution de chaque copropriétaire autrement qu'en fonction des quotes-parts de contribution aux charges établies dans la déclaration de copropriété, le gestionnaire ne pourra transmettre des avis de cotisation à tous les copropriétaires pour leur exiger de contribuer aux charges sur cette base, même s'il s'agit d'une directive du conseil d'administration. La décision du conseil d'administration d'agir en ce sens irait à l'encontre des dispositions de la déclaration de copropriété et des dispositions impératives de l'article 1064 du Code civil du Québec.
Autre exemple : Le conseil d'administration voudrait confier des travaux sur les parties communes à un homme à tout faire, mais celui-ci, quoique possiblement très habile, ne possède pas les cartes de compétence, licences et assurances requises. Le gestionnaire se doit de déconseiller ceci aux administrateurs, car en cas de dommages causés à l'immeuble, ou de travaux mal faits, les administrateurs seront personnellement responsables des dommages causés. Les administrateurs doivent agir avec prudence, diligence et dans l'intérêt du syndicat, et ce type de décision est prise en totale opposition à ces principes.
Il faut qu'il existe une relation de confiance entre les membres du conseil d'administration et le gestionnaire : votre gestionnaire devrait être une personne d'expérience, ayant des habiletés dans la gestion des fournisseurs, la négociation, la gestion des employés s'il y a lieu, alors le conseil se doit d'éviter de faire de la micro-gestion. Il demeure important pour le conseil d'être informé de l'évolution des différentes tâches confiées au gestionnaire, mais en faire plus aura pour effet de rendre le gestionnaire inutile si le conseil préfère dicter chaque détail.
Lorsque la gestion d'une copropriété soulève des questions dans l'esprit du gestionnaire et celui des membres du conseil d'administration, un gestionnaire averti saura reconnaître que son client le syndicat devrait se faire conseiller par un expert en la matière en question. Tout dépendant de la matière, le gestionnaire recommandera à son client de consulter un notaire, un avocat, un ingénieur, un architecte, ou tout autre expert en la matière. Tant le gestionnaire, que les membres du conseil d'administration doivent s'abstenir de prendre des décisions, ou faire des recommandations sur des sujets qui sont du ressort d'experts dans un domaine particulier, ou du ressort exclusif d'un membre d'un ordre professionnel.
N'hésitez pas à nous consulter pour vous faire conseiller par un avocat œuvrant dans le domaine de la copropriété afin de mieux comprendre le rôle de votre gestionnaire et ce qui constitue des saines pratiques en ce domaine.
1. Article 1085 Code civil du Québec
2. Certaines déclarations datant avant le 1er janvier 1994 accordent ce pouvoir au conseil, mais accordent également un pouvoir à l'assemblée des copropriétaires en ce qui concerne la rémunération du gestionnaire.
3. Article 335 Code civil du Québec
4. Articles 1096, 1097 et 1098 Code civil du Québec