La question suivante nous est posée de manière régulière par les membres des conseils d'administration des copropriétés, et par les copropriétaires: "Il n'y a personne qui voudrait siéger sur le conseil d'administration, alors pouvons-nous tout simplement confier le tout à un gestionnaire et le laisser s'en occuper?" Notre réponse est négative.
Une copropriété peut être formée d'aussi peu que deux unités d'habitation, mais peu importe la taille de la copropriété. La loi prévoit que la gestion courante du syndicat peut être confiée à un gérant, choisi ou non, parmi ses copropriétaires. Ce gérant qui agit à titre d'administrateur du bien d'autrui sera chargé de la simple administration.1 Dans la majorité des cas, la déclaration de copropriété accorde le pouvoir au conseil d'administration de retenir les services d'un gestionnaire et de fixer le montant de ses honoraires.2
Par contre, le gestionnaire ne peut pas prendre la place du conseil d'administration, même s'il n'y a personne qui accepte de siéger sur le conseil. Le conseil d'administration est l'un des organes décisionnels, l'autre étant l'assemblée des copropriétaires, et le statut de personne morale du syndicat oblige que ses affaires soient gérées par un conseil d'administration.3 C'est donc le conseil d'administration qui doit prendre les décisions qui ne sont pas autrement du ressort de l'assemblée des copropriétaires4, et voir à la bonne administration des affaires du syndicat dans le respect de la déclaration de copropriété et du Code civil du Québec. Il faut donc comprendre que l'ultime pouvoir décisionnel dans le cadre des pouvoirs et obligations du conseil d'administration doit être exercé par ce dernier, et non par le gestionnaire de l'immeuble qui lui relève directement du conseil d'administration.
Le conseil d'administration déterminera les tâches à confier au gestionnaire: la gestion complète des opérations du syndicat (comptabilité, gestion physique des lieux, recherche de fournisseurs de biens et services, etc.), ou simplement des tâches sélectionnées. Peu importe l'étendue des tâches confiées, le conseil d'administration demeure responsable de la surveillance du travail du gestionnaire et doit continuer d'exercer son pouvoir décisionnel. Il doit y avoir une collaboration étroite entre les membres du conseil et le gestionnaire, qui, nous l'espérons apportera des effets bénéfiques de part son expérience en la matière. Le gestionnaire se doit de mettre en œuvre les décisions du conseil d'administration dans la mesure où celles-ci ne soient pas contraires à la déclaration de copropriété ou aux dispositions impératives de la loi.
Il faut qu'il existe une relation de confiance entre les membres du conseil d'administration et le gestionnaire : votre gestionnaire devrait être une personne d'expérience, ayant des habiletés dans la gestion des fournisseurs, la négociation, la gestion des employés s'il y a lieu, alors le conseil se doit d'éviter de faire de la micro-gestion. Il demeure important pour le conseil d'être informé de l'évolution des différentes tâches confiées au gestionnaire, mais en faire plus aura pour effet de rendre le gestionnaire inutile si le conseil préfère dicter chaque détail.
N'hésitez pas à nous consulter pour vous faire conseiller par un avocat œuvrant dans le domaine de la copropriété afin de mieux comprendre le rôle de votre gestionnaire et ce qui constitue des saines pratiques en ce domaine.
1. Article 1085 Code civil du Québec
2. Certaines déclarations datant avant le 1er janvier 1994 accordent ce pouvoir au conseil, mais accordent également un pouvoir à l'assemblée des copropriétaires en ce qui concerne la rémunération du gestionnaire.
3. Article 335 Code civil du Québec
4. Articles 1096, 1097 et 1098 Code civil du Québec